Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ hoạt động
HĐND quận Hồng Bàng vừa khai trương phần mềm phục vụ kỳ họp HĐND quận không sử dụng văn bản giấy. Đây là đơn vị đầu tiên của thành phố ứng dụng hệ thống phần mềm này. Điều này thể hiện tinh thần đổi mới phương thức làm việc, đưa công tác tổ chức kỳ họp khoa học và chuyên nghiệp hơn.
(Ảnh: Khai trương hệ thống phần mềm kỳ họp không giấy tờ)
Tiết kiệm và hiệu quả hơn
Bạn Vũ Minh Hiếu, Trưởng Phòng giải pháp công nghệ thông tin 2 (VNPT Hải Phòng) đơn vị cung cấp phần mềm cho biết: hệ thống phần mềm kỳ họp không giấy tờ được xây dựng với tính hữu ích, tính đa dạng, tính tương tác. Hệ thống triển khai linh hoạt với các giải pháp cầu truyền hình, hệ thống camera, một máy chủ được đặt tại HĐND quận. Các đại biểu được trang bị 1 máy tính bảng Apple iPad Pro 2020. Các tài liệu, nghị quyết, tờ trình được số hóa trên hệ thống. Tại kỳ họp, đại biểu đọc tài liệu trong máy tính, đồng thời theo dõi trình bày qua trình chiếu trên màn hình lớn. Việc thông tin liên lạc giữa chủ tọa với bộ phận nghiệp vụ, giữa đại biểu với nhau, với tổ thư ký, bộ phận nghiệp vụ…đều thông qua phần mềm quả lý điều hành nội bộ. Bộ phận nghiệp vụ cập nhật thông tin kỳ họp lên website theo tiến độ kỳ họp...Hệ thống này kết nối, phối hợp thống nhất, toàn diện trong quy trình nghiệp vụ của kỳ họp từ bước cung cấp tài liệu, điểm danh đại biểu đến đăng ký chất vấn, đăng ký thảo luận và biểu quyết thông qua các nghị quyết. Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc trở thành “Kho dữ liệu động” cho cán bộ, công chức khai thác, tra cứu và xử lý thông tin.
Trước đây, mỗi kỳ họp HDDND quận, văn phòng quận phải in ấn, nhân bản rất nhiều tài liệu phục vụ cho HĐND và đại biểu. Việc phát hành tài liệu bằng giấy như vậy vừa tốn kém kinh phí, vừa hư hao máy móc. Đặc biệt là việc phát hành đến tay người đại biểu, các đơn vị có liên quan thường chậm trễ do thời gian in ấn, sắp xếp và gửi tài liệu. Việc ứng dụng phần mềm này, làm thay đổi cơ bản công tác xử lý văn bản, quá trình soạn thảo, xem, duyệt, xử lý văn bản trước khi hoàn chỉnh để in ra trình ký phát hành đều thông qua mạng, không dùng bản thảo bằng giấy đảm bảo nhanh chóng, không tốn nhiều thời gian đi lại, không làm phát sinh giấy nháp, kinh phí được tiết kiệm đáng kể. Bên cạnh đó, do việc trình ký văn bản qua giao thức mạng không phụ thuộc vào thời gian, địa điểm trình.
Theo tính toán của đơn vị cung cấp, việc ứng dụng phần mềm tiết kiệm khoảng 30% chi phí photo, in ấn; giảm 50% chi phí bảo trì bảo dưỡng thiết bị photo, in ấn; giảm 40% chi phí gửi văn bản hỏa tốc, chuyển phát nhanh; giảm 30% thời gian họp các phiên họp; thời gian lấy ý kiến, biểu quyết được tính bằng giây; giảm tối đa sử dụng giấy; cập nhật liên thông các dữ liệu thông tin đến cổng thông tin HĐND quận, các hệ thống phần mềm khác…
Không ngừng đổi mới
Đồng chí Trần Quang Tuấn, Bí thư Quận ủy, Chủ tịch HĐND quận cho biết: từ khi tái lập tổ chức HĐND quận, phường năm 2016 đến nay, HĐND quận chủ động, sáng tạo, đổi mới phường thức, không ngừng nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động. Năm 2019, HĐND quận xây dựng Cổng thông tin điện tử và Trang xử lý thông tin hoạt động của HĐND quận phục vụ cho điều hành tác nghiệp hàng ngày của HĐND quận; đồng thời là kênh tiếp nhận, xử lý các phản ánh, kiến nghị của người dân nhanh chóng, hiệu quả, nâng cao sự tương tác giữa cử tri với đại biểu HĐND, giữa các đại biểu HĐND quận. Năm 2020, với mong muốn nâng cao hơn nữa hiệu quả, chất lượng HĐND quận theo hướng chuyên nghiệp, hiện đại, HĐND quận áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 trong hoạt động HĐND quận. Sau gần 4 tháng triển khai, ngày 23-7-2020, việc xây dựng các tài liệu hệ thống quản lý chất lượng hoàn thành với mô hình hệ thống quản lý chất lượng; các văn bản, chính sách, mục tiêu chất lượng; các hướng dẫn kiểm soát thông tin dạng văn bản và 10 quy trình tác nghiệp. Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 -2015 góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý và hoạt động của HĐND quận, giúp quá trình kiểm soát hoạt động nghiệp vụ HĐND khoa học, chuẩn hóa, đồng thời nâng cao trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Để nâng cao hơn nữa sự chuyên nghiệp, khoa học trong học động, từ nay đến cuối năm 2020, Thường trực HĐND tiếp tục cải tiến phương thức hoạt động, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức các kỳ họp HĐND, phiên họp của Thường trực HĐND thông qua phần mềm gửi nhận tài liệu và điều hành kỳ họp, bảo đảm kỳ họp “không giấy tờ”.
Việc ứng dụng phần mềm “không giấy tờ” thể hiện tinh thần đổi mới tư duy, đổi mới cách nghĩ, thực hành tiết kiệm và tạo cách thức xử lý công việc, đáp ứng yêu cầu đổi mới phù hợp hới xu hướng của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0.